Tips Mengadakan Acara Daring Menurut Buku Standout Virtual Events

• Judul: Standout Virtual Events
• Sub-judul: How to Create an Experience That Your Audience Will Love
• Penulis: David Meerman Scott & Michelle Manafy
• Penerbit: (Diterbitkan sendiri)
• ISBN: 9798687949477
• Tebal: 121 halaman
• Terbit: September 2020

Pembelajaran, rapat, dan kerja jarak jauh sebenarnya bukan hal asing sejak tahun 1980-an. Namun, metode tersebut seolah mengalami masa emasnya baru-baru ini. Tepatnya saat periode pandemi COVID-19 silam. Bahkan hingga pandemi mereda, metode ini masih banyak dipakai. Acara-acara virtual rasanya tak pernah kehilangan peminat.

Dari industri pendidikan daring di Indonesia saja, perusahaan data pasar Statista memperkirakan potensi profit 27,7 triliun rupiah pada 2023. Angka ini melejit dibanding pendapatan 2019 yang “hanya” sekitar 1,7 triliun rupiah. Tertarik ikut memanfaatkan tren ini? Simak poin-poin menarik dari buku Standout Virtual Events ini.

Tularkan Emosi dalam Acara Virtual Anda

Pemain utama dari acara virtual adalah pembicara. Maka sejak awal, Anda harus memiliki gambaran akan siapa presenter itu. Membayangkan acara virtual yang sukses akan kesulitan tanpa membayangkan pemain utama tersebut terlebih dahulu.

Ahli saraf mengatakan, kita cenderung terikat dengan orang-orang yang mirip. Entah mirip hobinya, pekerjaannya, pemikirannya, nasibnya, atau sekadar usianya. Penyelenggara acara daring pun harus mampu menciptakan perasaan “sama dan senasib” ini dalam lingkungan virtualnya. Salah satunya dengan memanipulasi “ruang” di antara peserta acara.

Menurut antropogis Amerika, Edward T. Hall, audiens cenderung kurang memperhatikan pembicara yang berjarak lebih dari 4 meter. Akan lebih efektif bila kita berbicara dengan orang dalam rentang setengah hingga empat meter.

Untuk menerapkan anjuran ini dalam sebuah acara virtual, perhatikan fenomena neuron cermin (mirror neuron). Saraf-saraf akan kita bisa aktif setelah menyaksikan dan menanggapi suatu tindakan atau emosi. Misalnya, orang ikut tertawa hanya karena melihat orang lain tertawa.

Neuron cermin membantu orang-orang terhubung dengan orang di layar atau panggung. Peserta acara virtual Anda pun dapat terhubung secara emosional dengan pembicara jika ia melakukan presentasi dengan tepat. Maka, pastikan pembicara Anda tampil ramah dan berbicara langsung ke kamera.

Dengan terciptanya hubungan emosional, kemungkinan audiens menyembunyikan gambar diri dan menyenyapkan mikrofon dalam sesi pertemuan virtual pun dapat diminimalkan. Sehingga, pembicara maupun penyelenggara bisa menangkap sinyal-sinyal nonverbal serta gestur peserta sebagai bahan perbaikan, baik saat itu juga maupun di acara berikutnya.

Berpikirlah Interaktif dalam Acara Virtual

Mereka yang gagal mengadakan acara virtual biasanya terlalu mengandalkan trik-trik ala acara tatap muka. Padahal, resep suksesnya berbeda. Bob Bejan, wakil presiden korporat Microsoft untuk acara global, studio produksi, dan komunitas pemasaran, menekankan perlunya perspektif baru.

Beberapa hal hanya bisa dilakukan di acara tatap muka, tetapi tidak dengan acara virtual. Karena itu, eksploitasilah keunggulan-keunggulan digital di acara virtual Anda.

Problem umumnya, audiens relatif lebih sulit berkonsentrasi saat menonton layar ponsel atau komputer. Untuk mempertahankan perhatian mereka, sebanyak mungkin libatkan mereka. Berikan kejutan-kejutan lebih sering.

Buat suasana interaktif. Materi jangan selalu disampaikan searah, layaknya metode asinkronus (yang biasanya menggunakan rekaman video). Apalagi bila itu acara sinkronis yang seharusnya live dan interaktif. Bukan berarti acara virtual tidak boleh menggunakan metode asinkronus, tetapi perhatikan porsinya.

Tony D'Amelio, pimpinan D'Amelio Network, sebuah firma manajemen pembicara, menjelaskan bahwa setiap orang yang menghadiri acara virtual seperti duduk di kursi barisan depan. Acara virtual lebih mirip bioskop, alih-alih teater. Kata-kata yang diucapkan dengan pelan tetap dapat berdampak sama besar dengan kata-kata yang diucapkan lantang.

Audiens menginginkan acara virtual yang penuh interaksi. Beberapa platform acara virtual menawarkan fasilitas itu. Misalnya, Zoom yang memungkinkan penyelenggara membagi peserta menjadi grup-grup kecil untuk percakapan yang lebih personal.

Sebagian besar platform memungkinkan peserta untuk mengobrol di antara mereka sendiri. Beberapa lainnya menawarkan tagar yang dapat digunakan penyelenggara untuk mendapatkan masukan dari audiens.

Keunggulan Acara Daring Dibanding Tatap Muka

Sama dengan acara-acara tatap muka, acara virtual juga dapat mencapai beberapa tujuan organisasi/perusahaan. Misalnya, untuk mengenalkan jenama melalui strategi content marketing, menjaring cuan (bisnis pendidikan), mengubah konsumen menjadi penggemar, atau meningkatkan penjualan produk/layanan Anda.

Namun, ada keunggulan tersendiri dari acara virtual ini. Acara semacam ini dapat secara dramatis meningkatkan ukuran audiens Anda.

Ketika SaaStr mengadakan konferensi industri teknologi populer secara tatap muka, mereka rata-rata menarik sekitar 10.000 orang. Namun, jumlah peserta itu melonjak menjadi 50.000 untuk acara virtual 2020 SaaStr.

Ini wajar, karena acara yang diadakan di lokasi fisik hanya dapat menampung beberapa orang. Peserta pun harus membayar biaya yang tidak murah, mencakup tiket masuk, perjalanan ke tempat tersebut, dan penginapannya.

Sementara, acara-acara virtual tidak terhambat oleh batasan-batasan itu. Siapa pun dengan koneksi internet dapat menghadiri acara Anda, sekalipun dari berbagai penjuru dunia. Bayangkan penghematan yang bisa dilakukan, baik di pihak penyelenggara maupun peserta!

Lantaran dukungan teknologi, acara virtual dapat membantu penyelenggara memperoleh data yang lebih akurat tentang bagaimana penilaian peserta, bahkan saat acara virtual tersebut sedang berlangsung.

Ketika audiens menonton acara di layar mereka, mereka memposting komentar. Ini membantu penyelenggara menilai sesi atau pembicara mana yang menurut peserta paling menarik.

Kebutuhan Teknologi untuk Acara Virtual

Teknologi dapat menjadi keunggulan bagi acara-acara virtual, tetapi juga bisa menjadi masalah.

Perencana acara virtual (event organizer) harus mempertimbangkan beberapa faktor, termasuk kapasitas acara, dana operasional, seberapa sesuai dengan tujuan organisasi/perusahaan, dan teknologi-teknologi pendukung yang ingin digunakan:

• Untuk acara virtual sederhana, pelajari berbagai platform webinar seperti Microsoft Teams, Zoom, atau GoToWebinar.
• Untuk acara yang lebih kompleks dan berbayar, Anda dapat memilih platform acara virtual, seperti BigMarker, Bizzabo, INXPO, ON24, dan Cvent.

Platform-platform pertemuan menawarkan berbagai fitur, seperti beberapa jalur presentasi yang memungkinkan para pembicara dapat melakukan presentasi secara bersamaan. Peserta pun bebas memilih mana yang hendak mereka hadiri.

Saat Anda memilih suatu platform, pastikan platform tersebut menampilkan pembicara Anda dalam mode layar penuh. Pembicara juga harus bisa memilih untuk tidak menggunakan fitur salindia presentasi.

Acara yang bagus membutuhkan pembicara yang menarik dan tidak tampak murahan. Maka pastikan presenter Anda menggunakan kamera web, mikrofon, dan pencahayaan yang sangat baik dari tempatnya. Beritahu mereka untuk memosisikan kamera setinggi mata.

Dana dan Strategi Marketing Acara Virtual

Beberapa organisasi/perusahaan menawarkan acara virtual gratis. Memberi secara gratis ini merupakan langkah cerdas untuk meningkatkan minat pelanggan terhadap produk serta layanan Anda.

Ada pula penyelenggara yang merencanakan acara dengan beberapa pembicara dan multisesi. Hal ini memungkinkan mereka menjual tiket untuk seluruh acara atau sesi individu. Untuk menarik minat calon peserta, penyelenggara mungkin dapat menawarkan diskon kepada anggota yang potensial.

Anda pun bisa mencari sponsor untuk menutup biaya operasional, alih-alih membebankan seluruh pengeluaran kepada peserta.

Untuk menjaring sebanyak mungkin peminat, buatlah laman landas yang menampilkan detail acara dan alasan mengapa orang-orang harus hadir. Gunakan juga media sosial untuk mempromosikan acara tersebut.

Anda dapat mengadakan acara virtual di Zoom dengan biaya rendah, atau menghabiskan banyak uang untuk merancang platform acara dan menyewa pembicara mahal. Pertimbangkan anggaran ini baik-baik:

• Platform webinar. Biayanya berkisar dari jutaan hingga belasan juta rupiah. Platform acara virtual yang menawarkan pengelolaan registrasi dan proses kartu kredit biasanya sangat mahal. 
• Ruang studio dan pembuatan film. Biaya sewa studio elite untuk mendukung siaran langsung dapat mencapai ratusan juta rupiah sehari. Alternatifnya, studio sederhana dengan satu kamera yang bertarif puluhan juta rupiah saja.
• Pembicara. Biayanya sangat bervariasi. Beberapa pembicara mungkin menggratiskan jasanya untuk mempromosikan karya mereka, tetapi biaya pakar terkenal atau selebritas dapat mencapai ratusan juta per sesi.

Perencana acara perlu juga membuat daftar periksa (checklist) dan kalender, sehingga mereka mengetahui tenggat waktu untuk menyelesaikan tahap per tahap.

Ini mencakup penetapan tenggat, pemilihan platform, penentuan pembicara, sponsor, penyusunan materi acara, penentuan harga, pembuat situs web, operasional media sosial, dan seterusnya.

Selamat memanfaatkan tren daring!